こんにちは！
RSSでWebアプリケーションを開発している、新卒2年目のA.M.です。
システム開発未経験で入社しましたが、今回初めて上流工程に挑戦したため、そのお話をしたいと思います。
現在の業務内容
私は入社管理システム・資産管理システムを担当し、改修や問い合わせ対応を行っています。システムのユーザーは、RSSのエンドポイントサービス課のメンバーです。エンドポイントサービス課は、PCやスマホの初期設定やセットアップ支援をはじめ、故障や修理などのトラブル対応、社内の資産管理をしています。
入社管理システムは、新入社員が入社して働くまでに必要なアカウントの管理と、社用PCやスマホなどをユーザーに届けるタスクを管理するシステムです。資産管理システムには、PCやスマホなどの資産が登録されており、貸出中か修理中かなどのステータスが確認できます。
上流工程に挑戦した経緯
上流工程への挑戦に至った経緯ですが、背景には現在の資産管理の課題がありました。
【資産管理の課題】
①各資産の管理フローが属人化しており、担当者に聞かないと対応方法が分からない状態である。
②資産ごとに複数のスプレッドシートが展開されており、どこに何の情報があるのか分からない。
③シートの更新漏れや、正しいデータが入っていないという事態が発生している。
日頃から、資産管理システムの担当として問い合わせや機能改修を行う中で、管理フローが属人化してしまっていると感じていました。そのため、業務全体で誰が対応してもスムーズに進行できるような管理フローを構築することで、資産管理のルールが明確化され、業務負担軽減につながると考えました。
また、自分自身のキャリアプランとして、入社6年目までに「要件定義から開発まで、全ての経験を積む」ことを掲げ、そのキャリアプランを上司とも共有していました。今回、上司がエンドポイントサービス課の担当者と、資産管理の課題改善について模索していると聞き、「基本設計」というシステム開発の上流工程から挑戦したいと伝え、取り組むことになりました。
ユーザーへのヒアリング、基本設計に挑戦
上司とユーザーとのミーティングに同席し、ユーザーから各資産の現在の管理フローや要望を確認、要望のヒアリング（要件定義）は上司が行い、その要望をもとに将来的な業務フロー図を作成して、ユーザーと相談しながら進めていきました。
【ユーザーの要望】
①誰でも各資産の管理フローに対応できるようにするため、資産管理システムで返却や貸出のフローを容易にしたい。
②スプレッドシートによる管理ではなく、全ての管理を資産管理システムで行いたい。
③情報の更新漏れを防ぎ、正しい情報が登録される仕組みにしたい。
上記の要望に加え、PC、スマホ、入室カード、ポケットWifiの優先して管理したい4つの資産の管理フローについてヒアリングしました。その上で、基本設計として入室カードとPCの①要求一覧、②機能一覧、③業務フロー図（現在／将来）を作成しました。(*現在も各資産のフローについてはヒアリング中です)
入室カード（現在）のフロー図
入室カード（将来）のフロー図
各資産のフローをヒアリングする中で、実際の返却フローをやってみることで、ユーザー視点の新たな課題に気づくかもしれないと思いました。そこでわずかな時間ではありますが、実際に返却フローをお手伝いしました。テプラをはがしたり、スプレッドシートを更新したりするのは、地道な作業であり、この時間が削減されたら業務全体の効率が向上すると実感しました。
挑戦した結果、分かったこと
基本設計に挑戦した結果、以下のことが分かりました。
・ユーザーとの認識齟齬がないか確認しながら、要望一覧と機能一覧をまとめるのが大変
・ミーティングを重ねていくと、追加の要望が出てきて、要求一覧のシートを更新したり、前の情報と合わせたりするのが大変
・ヒアリングから要望一覧⇒機能一覧⇒業務フロー図、という順番で作成していたが、ユーザーとしては外部システムと比較したいため、先にどんな見た目になるのか画面イメージ図を知りたい
⇒システムの要件定義をどのように進めていくのか、ユーザーと認識をすり合わせないとダメ！
まとめ（所感）
今回、初めて上流工程に挑戦しましたが、学んだことは大きく3つありました。
□自分が実際にユーザー視点に立つことで分かることがある
テプラを貼ったりはがしたりする単純作業でも1件あたり対応時間が10〜15分かかり、貼り間違えた場合には、さらに時間がかかるなどの課題が、実際のフローをお手伝いすることで分かりました。ユーザーから、QRコードで資産情報を読み取れれば管理フローが楽になると聞いていましたが、さらに資産やユーザーのインポートといった機能追加を考えることができました。
□ユーザーとのヒアリングにおいて事前準備が大切
ミーティングが終わった後に、ここのフローも聞いておけば良かったなど、質問漏れがありました。事前にユーザーに質問したいことをまとめるなど、限られたミーティングの時間を有効に使うために、事前準備が大切だと学びました。
□自分以外の人が資料を読んだ時に、認識齟齬が起きないように書く
作成した資料をユーザーに確認してもらった際に、主語が抜けており、質問をいただいたことがありました。その経験から、第三者が読んだ時に分かりやすいように書かれているかなど気をつける点は多いと学びました。
機能一覧に非機能要件を入れてしまうなど、基本設計作成の課題も多々ありましたが、まずは資産管理システムを改修することで、エンドポイントサービス課のみなさんの負担が軽減されるように進めていきたいと思います。
引き続き、上流工程にも挑戦していきます。
最後まで読んでくださりありがとうございました！
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