はじめに
こんにちは！レイスシステムソリューションズ株式会社のT.M.です。
今回は、プログラミング初心者からスタートした新卒2年目の私が初めて業務改善に向けた企画提案に挑戦したお話をしたいと思います！
※現在進行系で挑戦中で、まだ道半ばではありますが、現時点でこの経験から得た学びを共有できたらと思います！
現在の業務・背景（新卒2年目で企画提案に挑戦した経緯）
▼挑戦に至った背景
今年の4月に行われた社内会議で、障害者雇用に積極的に取り組んでいる部署があることを改めて知りました。
その部署は少人数体制で、メンバーの特性に応じて適材適所な配置を行い、業務の定着化、個々のメンバーの成長フォローまで、多くの対応をしているとのこと。
この発表を聞いて、
「なにか現状で困りごとや課題、問題はないのだろうか？
今後、部署のメンバーが増加したら、管理社員に今よりも負担がかかる可能性はないだろうか？課題があるのならば、改善に向けてサポートしたい！」
…という思いからスタートしました。
▼思いがあっても、右も左もわからない現状
最初のうちは、いろんな思いが頭をよぎり、メモを取っては悩み、アイデアがあってもできるかどうかもわからないし、知らないことも多いし、もやもやとした気持ちだけを抱えた状態でした。
一人で悶々としていても、どうにもならないので、いったん上司に相談してみよう！と思い、定例MTGで相談したところ、「話を進めてみよう！関連部署と相談してみますね！」と返答。
ええ！！！展開が早い！！！と驚きつつ、まだ提案も何も固まっていない中で、まだまだ未熟な私にも挑戦の道が拓けたと実感したことが、今でも印象に残っています。
そこから関連部署のメンバー（ユーザー）と直接会って私の思いを伝え、以降、定期的にMTGを行うようになりました。
提案前に準備すること！
今回は、依頼を受けた案件ではないため、組織や業務内容のヒアリングから着手する必要がありました。
まずは、提案前の準備が必要です。その際に取り組んだ、＜現状把握のための整理＞＜課題分析方法＞＜解決手法の提案＞について、順番に書いていこうと思います。
＜現状把握のための整理＞
① ユーザーとなる人（提案先）と業務内容を知ること
初めに取り掛かるのは、相手を知ることです。そのために、ヒアリングを実施しました。
最初から課題を聞き出すのも一つの手ではありますが、今回は全体像（組織図や業務内容）を認識したうえで取り組むことにしました。
★ポイント1：全体像を認識することが大事
先に課題を聞いてしまうと、その部分だけに焦点が当たり、他の課題に気づきにくくなる可能性があります。
先入観にとらわれることなく、課題を見つけるためにもまずは全体像をヒアリングします！
② 自分の中で業務をイメージすること
ヒアリングで材料がそろってきたら、業務内容をイメージしてみます。
始まりから終わりまで、聞き出したことを整理しながら自分一人でも対応できるかをひたすらイメージします。
頭の中だけで整理するのは限界があるので、フロー図に起こして業務の一連の流れを可視化します。
もし、業務の内容でイメージできない部分があれば、ヒアリングが足りていないので事実確認します。自分でも次の動きが想定できそうな場合は、
「このあとはこうするのかな？」「他の方法もあるのかな？」と考えたうえでヒアリングを徹底して繰り返します。
★ポイント2：事実を認識することが大事
ここで注意すべきは、自分の思い込みで進めないこと。事実確認を徹底しないと、このあと整理するASIS（現状）とTOBE（理想）がズレてしまうことがあります。
曖昧なままにせず、忠実に事実認識することが大事です。
＜課題分析方法：ここが一番力を入れた部分です！＞
③ ASIS（現状）→ TOBE（理想）の整理
ASIS（現状） ：課題のある状態
TOBE（理想）：課題を解決した状態←ここが提案企画の内容になります。
③-1 ASIS（現状）整理
提案の要になる部分です。
全体像をイメージできるようになったら、現状からどう変化するのか、何が変わるのかを提示するためにASIS（現状）を整理した資料を作ります。
整理した全体像とヒアリング内容から、課題点を洗い出します。
課題点となる部分の業務フローに焦点を当てて、細かく業務の流れを整理します。
そこで課題点を書き出し、可視化します。
ここが一番苦戦したポイントでした。
ポイント3. 現状認識は時間がかかること（短時間で完成するものではない）
認識できた！現状を書き出せた！と自己完結するのは危険です。
思い込みの罠です。人に説明できるくらい、ユーザーと同じ認識を持っている状態になるまで理解するのがベストです。
※詳細は失敗談1に記述しています。
ポイント4. 現状を数字で表すこと
数字を表して、より現実的な内容に起こします。
具体的な数字や工数、時間をヒアリングして計算します。
かかる工数の時間や人件費など、定量的に示せる部分は書き出しておくと判断材料として有効です。
▼稼働時間の比較
▼ASIS（全体像）
▼ASIS（部分的に）
ポイント5. 1つひとつ書き出して次へ進める（中途半端なまま次に進めない）
あちこちと手を伸ばすことなく、1つ1つ着実に進めていくことが大事です。
ASIS（現状）を書いている途中でTOBEや改善案に着手しないこと。
＜解決手法＞
③‐2 TOBE（理想）整理
可視化した課題点から、どのような業務フローになったらユーザーのためになるかを考えます。
TOBE（理想）の状態を書き起こしていくのが次のフェーズです。
▼TOBE（全体像）
▼TOBE（部分的に）
ポイント6. 変化して嬉しいこと、ストーリーをイメージして書く。
理想の状態を書き起こす際には「何が変わるのか、変わらないのか」を明確にします。
変わった結果どうなるのか、ユーザーにとってどんな利便性があるのかも考えます。
ストーリーを描くイメージです。
例えば…
「これまで月に100時間かかっていた作業が、20時間まで削減できて、他の作業や施策考案に時間を割くことができますよ！」
とか
ユーザーにとってどんな嬉しい変化があるのか、具体的にイメージしやすい内容を整理しておくと相手に伝わりやすいでしょう。
ポイント7. 嬉しいことだけでなく、最悪の未来も考えます。
反対に現状が続いてしまったらどうなるか、最悪の未来も明確にします。
これは現状から何も変わらない未来です。
最悪の事態も合わせて提示することで、嬉しいことをイメージしたTOBE（理想）のインパクトがより強くなります。
例えば…
「このままだと月に100時間かかっていた作業が、メンバーが増えるごとに増え続けて、1年後には2倍の時間がかかりますよ！」
とか
上記の内容を書き出してみて、提案内容が固まったら、ASIS（現状）で書き起こしたフロー図からどう変わったのかをTOBE（理想）のフロー図に書き起こします。
ポイント8. 現状の図から理想の図の形は変えない
変化がわかりやすいようにすること。何がどう変わるのかを図式化するときのポイントになります。
ポイント9. 完成前の確認サイクル
完成した状態でフィードバックすると、大きな手戻りや修正が発生するかもしれません。
有識者や上司へ確認する際には3割、5割、8割の進行途中で確認するタイミングを設けることで防ぐことができます。
➥3割：方向性が間違っていないかの確認
5割：進捗スピードの確認
8割：最後の詰めをするか否か確認
これで、ASIS（現状）とTOBE（理想）の資料の整理ができたら、提案に行きます！
いざ提案！
提案前の準備が肝です！
「大事な提案ほど準備がすべてを決めます」
と以前教わったことが、今でも印象に残っています。
前述した「提案前に準備すること」で整理した内容を提案先にも伝え、課題の深刻さや認識のすり合わせを行うことが大事です。
上記内容が整理されているとわかりやすいと思います。
あと、本番は緊張するので、事前に流れを上司に確認したり、練習したりして自分の中に提案内容をインプットして本番MTGでアウトプットができたら最高です！
★ぶっつけ本番はかなり無茶です。
伝えたい内容が伝わらないMTGになってしまいます。
伝えるべきことはなにか、何を確認したいかを明確にしてMTGに臨みます。
何ごとも準備が肝心ということを忘れないように。
失敗談
1.フロー図の罠！（イメージできた！と思い込んでしまう）
イメージを図に起こしているので、図に起こし切る＝イメージができた！
と思ってしまいがちですが、そこには「思い込み」という罠が潜んでいます。
具体的にイメージできたと思っていたら、実は曖昧な認識で抽象的にしか認識できていなかったこともありました。
私はその罠にはまってしまい、上司から指摘されて気づくことができました。
図に起こしたら、終わり！イメージできた！ではないのです。
図に起こす目的は、自分の持つイメージを見直すこと。
「思い込み」になっていないか？
聞き出した事実と合っているか？
俯瞰して業務の流れを再確認し、まだ認識できていない事実が隠れていないか？
など、隠れた課題に気づくために活用します。
そして、自分の言葉で説明ができるようになってようやく、具体的なイメージ、業務内容の理解がインプットできた！と言えるでしょう。。
もちろん、そこで満足せず上司や先輩、ユーザーへの確認は必須です。
2.毎週のアドバイスを含めた整理が追いつかない（中途半端な状態で次へ進む）
アドバイスを聞きすぎて逆にキャパオーバーを起こしてしまうことがありました。
アドバイスを聞く→やってみる→別の人からアドバイス聞く→やってみる
と次から次へとアドバイス内容を実行したところ、
資料の内容が中途半端になってしまったことがありました。
1つのアドバイス内容に集中し、やりきってから次の内容に取り組むべきだったと振り返って思いました。
中途半端なまま進む ＝ 曖昧なまま進む のは現状からかけ離れてしまいます。
現状整理の落とし穴になるので要注意です。
現状を理解できないまま進んでしまう→提案内容のズレにつながる
時間は限られているので、その中で取捨選択して取り組むべき優先順位を違えないようにすることが、着実な提案へと近づける方法でした。
まとめ（企画提案を通じて得たもの、所感など）
・若手であっても、挑戦できる機会があること
・企画提案のポイント（提案前の準備が肝心）
上記の内容が伝わったら嬉しく思います！
最初はもやもやした状態でも、「やりたい！」や「挑戦したい！」という気持ちに対して、前向きに検討してくれるのがRSSの醍醐味です。
挑戦を支えてくれる上司や先輩、応援してくれる同期の存在が心強いなと改めて感じました。いつも本当にありがとうございます！
上司や先輩に早く追いつけるように、そして社内全体の業務改善の実現に向けてこれからも挑戦は続きます！
以上です。ここまで読んでくださり、ありがとうございました！
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